ÉCRIRE UN MAIL : les règles d’écriture
Consulter, répondre aux mails : une tâche indispensable au travail
Rédiger un : « mail, e-mail, ou courriel » (en français)
- Écrire un mail est devenu le moyen le plus courant employé pour les échanges professionnels en tous genres.
Le smartphone facilite l’accès à sa boite mail et accélère le temps entre l’envoi des courriels et leur consultation.
- Si le mail (ou email ou courriel) est moins formel que la lettre, on oublie parfois qu’il doit respecter un certain nombre de règles d’usage.
Au travail, le temps passé à consulter et répondre aux mails (courriels) est de plus en plus important : presque 1 heure pour la moitié des employés.
De nombreuses consultations hors travail. En effet, 60 % des sondés accèdent à leur email professionnel hors du travail, le soir, le week-end et même durant les vacances pour certains.
Pour une personne sur deux cette consultation hors travail est une aide dans leur travail,
Source : mails profhttps://www.blogdumoderateur.com/etude-francais-passent-de-temps-leurs-mails-2017/essionnels : temps passé à répondre, consultation hors travail...
Adresse professionnelle
Employez une adresse électronique professionnelle.
Utiliser une variation de votre nom réel et non un pseudonyme ou un nom d’emprunt.
⇒ superman007@theemail.com n’est pas une bonne adresse.
⇒PrenomNom@gmail.com est mieux sauf si cette adresse est déjà utilisée
Bien rédiger un mail professionnel
Le mail est un écrit de travail. Il doit respecter des règles d’usage. Le « profil » du destinataire détermine la rédaction.
Il faut adapter le message selon le destinataire, ses fonctions, sa culture .
L’objet du mail : de 5 à 7 mots maximum
- Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du courriel : votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit
- « demande d’informations »
- « candidature pour un stage »
- « annulation de la formation sécurité du 12 février »
- « invitation aux Portes Ouvertes du 18 juin 2019″
- « demain : coupure informatique de 8h à 10h00 »
- Les mails sans objet sont souvent assimilés à des messages indésirables.
- Un mail n’a qu’un seul objet.
Comment commencer un mail ?
- La formule d’appel permet la prise de contact avec le destinataire. La formule dépend :
- De la relation avec la ou les personnes l’émetteur connait-il le/les destinataire (s) ? Si oui, un peu ? Beaucoup ? Pas du tout ?).
- De la situation de communication : celle-ci se situe dans un contexte qui pourra aller de très formel (administration, hiérarchie) à informel (collègues proches).
- Bonjour Pierre ⇒collègue de travail
- Bonjour Madame ⇒une cliente
- Madame la Directrice ⇒ une supérieure hiérarchique
- Madame/Monsieur ⇒ personne dont on ne connait ni le nom, ni la fonction.
2. La première phrase doit avoir un lien évident avec l’objet du mail.
- Si le mail est un premier contact avec votre destinataire :
- Vous trouverez ci-joint un CV et une lettre de motivation* …
- «Je m’appelle Samira. Je me permets de vous contacter suite à votre annonce pour le poste d’Assistante parue sur le site Monster.fr.»
3. Rédigez votre message complet.
Aller directement aux faits. Si votre message est confus, le lecteur risquera de ne faire que le survoler sans prêter attention aux détails importants.
- Essayez d’organiser votre mail en paragraphes qui correspondront chacun à un thème différent.
- Ne pas dépasser les 5 paragraphes et chaque paragraphe ne doit pas comprendre plus de 5 phrases.
- Sautez une ligne entre chaque paragraphe.
- Eviter tout langage familier. Vous devez utiliser un langage soutenu.
Comment terminer un mail
1. Utilisez une formule de politesse appropriée pour terminer votre message.
Celle-ci dépendra de votre niveau d’intimité avec le destinataire. Vous pouvez par exemple écrire
- «Cordialement,»
- «Bien cordialement,»
- «Salutations distinguées,»
- «Bien à vous,»
- «Salutations cordiales,»
2. Signez avec votre nom complet
3. Relisez votre message pour corriger le contenu.
4. Relisez votre message pour corriger les fautes de grammaire, de conjugaison et d’orthographe.
Utiliser le correcteur orthographique de messagerie ou celui de Word en copiant collant le texte.
Source : wikihow
Règles typographiques
- Préférez une police de caractère très lisible (sans serif) : « Calibri », « Arial ».
- Utiliser la taille de police lisible : 12 points.
- Évitez l’usage des italiques, du surlignage ou des couleurs, sauf s’ils sont justifiés.
- N’écrivez pas tout le texte en majuscules.
Les pièces jointes doivent être sous des formats universels : PDF pour votre cv et sous un format léger (< 1mo)
Les fichiers doivent être bien nommés, par exemple « cv date nom et prénom », ainsi que pour la lettre de motivation.
Rédiger un mail pour demander un stage
Annonce office de tourisme :
Vous êtes organisé(e), dynamique, patient(e),
Vous parlez : le français, l’anglais et une autre langue
Vos missions : accueillir et renseigner les touristes, tenir un stand d’informations
Suivre le plan :
- Présenter votre parcours (cursus) : formation, expérience
- Préciser votre demande : quel type de stage, durée,
- Montrer que vous vous êtes renseigné sur l’entreprise ou le service
- Exposer vos compétences en utilisant le langage professionnel le ROME (Répertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois), outil au service de la mobilité professionnelle et du rapprochement entre offres et candidats.
- Utiliser le vouvoiement et le conditionnel de politesse
Répondre à une demande d'annulation =résiliation
L’objet du mail : de 5 à 7 mots maximum
L’objet est le texte que lira votre destinataire. Car c’est la seule ligne qui apparaît quand il ouvre sa messagerie !
L’objet est donc à soigner. Il doit être explicite, clair et bref, en lien avec le but du courriel (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Il doit permettre à votre destinataire de tout de suite comprendre de quoi il s’agit.
- « demande d’informations »
- « candidature pour un stage »
- « annulation de la formation sécurité du 23 mars »
- « invitation aux Portes Ouvertes du 6 juin 2019 »
- « demain : coupure informatique de 8h à 10h00 »
- Le mail continue une relation déjà existante avec votre destinataire :
