Communiquer par écrit
Pourquoi apprendre à mieux écrire au travail ?
- Mieux communiquer avec les collègues et les cadres
- Progresser dans le travail
- Réussir sa formation …
Écrire est différent selon les supports:
- Écrire les mails sur internet
- Rédiger des textes courts et directs
- Répondre aux questions sur les formulaires,
⇒ Écrire sans faute sur papier ou sur fichier ou ‘traitement de texte’
la lettre est personnalisée, elle s’adresse au responsable (ressources humaines ou directeur).
⇒ La lettre se compose de plusieurs paragraphes et se termine par une formule de politesse
1. en tête de l’expéditeur
2. Nom et adresse de l’expéditeur
3. Date
4. Objet de la lettre
5. Amorce
6. Expose des raisons
7 Signature
Une lettre : c’est du sens et une forme
- Quel est votre objectif ?
- Utiliser le vocabulaire du monde du travail
- Organiser la forme pour convaincre son destinataire
2. Sur papier ou en fichier traitement de texte il faut savoir écrire une lettre de motivation pour convaincre le destinataire.
⇒ La lettre a une fonction de preuve surtout si elle est envoyée en recommandé.
1. l’amorce= début | Le destinataire doit comprendre ce qui motive l’envoi | – Votre annonce parue sur le site Pôle emploi n° … – Votre courrier reçu le (date) concernant le contrat … |
2. Le développement ⇒Présent | La situation présente | – Je postule sur ce poste et suis actuellement disponible |
Question, information, justification | – Ma formation de …. à l’AFPA … – Mon expérience professionnelle de …dans l’entreprise … => me permet de postuler à ce poste – Vous trouverez le contrat signé en pièce jointe | |
3. Objectif⇒ Présent | Ce que vous voulez savoir sur le futur poste et obtenir | – J’espère correspondre à l’offre d’emploi …Pouvez-vous m’informer de la date d’embauche – Pouvez-vous m’adresser une confirmation par écrit ou mail ? |
4. Conclusions cordiales | Réaffirmer la demande de réponse positive | – Dans l’attente de votre réponse |
5. PolitesseSource Site Bien écrire | ·Formules habituelles | – Recevez Madame, Monsieur l’expression de mes salutations distinguées |
A. Préparer sa lettre de motivation
- Collecter les informations sur : le métier, le secteur pour utiliser le vocabulaire utile
- Identifier l’entreprise : son activité, ses métiers, sa taille, ses clients, ses besoins, ses projets, ses valeurs. Sur Internet, prenez le temps d’explorer son actualité récente.
- Sélectionnez, dans votre expérience : la façon dont vous aimez travailler, vos souhaits d’évolution professionnelle, les qualités que vous avez développées dans la vie sportive, associative.
- Imaginez enfin que l’employeur est en face de vous. Expliquez-lui oralement ce qu’il veut savoir de vous et ce que vous pouvez lui apporter : les points forts de votre parcours, vos qualités pour le poste visé, vos motivations à rejoindre cette entreprise… puis écrivez cette argumentation.
B. 10 conseils pour réussir sa lettre de motivation
- Ne pas faire de faute d’orthographe : faire relire votre courrier par des personnes sachant bien écrire le français
- Rédiger des phrases courtes et utiliser un style simple : SUJET + VERBE + COMPLÉMENT
- Ne pas écrire de mot tout en majuscule sauf pour les initiales, les NOMS et les acronymes connus⇒SS sécurité sociale…
- Ne pas se tromper dans le nom de l’entreprise. Vérifier si vous postulez dans plusieurs entreprises en même temps.
- Cherchez le nom exact du destinataire pour personnaliser l’adresse. Cela permet d’entrer en contact avec le bon interlocuteur.
- Créer des paragraphes pour aérer la lettre de motivation. cela facilite la lecture de votre lettre de motivation.
- Trouver une formule de politesse simple. Il faut rester aimable et professionnel
- Vérifier la présentation (taille et choix de la police de caractères, alignement des paragraphes…)
- Envoyer la lettre en format pdf et pas en format doc pour éviter les problèmes de mise en page.
- Ajouter une signature écrite à la main.
Source : Lettre de motivation
Écrire au travail
Quels que soient les moyens de communication : soigner la présentation et l’orthographe
1. Remplir un formulaire, écrire une lettre de motivation, rédiger un rapport
1.1. Remplir un formulaire en ligne ou sur papier
- En ligne
- Chaque case correspond à un signe : lettre, chiffre ou espace
- utiliser une police type Arial 12
- Sur papier
- Utiliser un stylo, écrire en lettre d’imprimerie
- Utiliser un stylo, écrire en lettre d’imprimerie
Le contrat d’apprentissage : chaque formulaire a un identifiant CERFA Formulaire 10103*09
Écrit fonctionnel = écrit utilitaire
Un écrit fonctionnel, c’est un écrit utilitaire, un texte pratique.
C’est une écriture d’action qui doit transmettre des informations utiles pour un objectif précis :
- informer, décrire pour faire comprendre quelque chose : synthèse, compte-rendu, rapport, fiche produit
- expliquer, c’est-à-dire faire état de quelque chose : un compte rendu, une note de service ;
- faire agir, convaincre : la plupart des lettres, des rapports de synthèse, ou encore des notes de travail.
- apporter une preuve : un contrat
Remplir un formulaire : le contrat d’apprentissage
- Numéro de Cerfa (10103*09)
- Une case par caractère: chiffre ou lettre
3 exemplaires : chacun d’eux étant signé par l’apprenti et l’employeur
- 1 pour l’employeur
- 1 pour l’apprenti
- 1 pour l’organisme d’enregistrement
Conseils de rédaction
1.2. Un document écrit se compose de plusieurs paragraphes
- Chaque paragraphe se compose de plusieurs phrases
- La phrase principale correspondant à l’idée centrale ou importante
- elle est entourée de phrases secondaires ou satellites : qui précisent le temps, le lieu, la manière..
- La phrase a une organisation simple SUJET+VERBE +COMPLEMENTS
2. Les types de récits
Raconter un fait, décrire un lieu, montrer des préférences , l’organisation du récit obéit à un ordre
- ordre chronologique : un fait, une étape, un CV..
- ordre spatial : un lieu
- ordre d’importance et/ou de préférence : le plus important ..
2.1. L' ordre chronologique :
– la période
– la journée,
– le mois,
– le trimestre,
– l’année,
– de (date) à (date)
– la vie professionnelle = CV
Source : Palais de la Cité La plus vieille horloge publique de Paris
L’ordre chronologiaue est utilisé
- pour le CV, les biographies (=récit de vie)
- dans les modes d’emplois , les notices de montages des machines…
- dans les comptes rendus
⇒ Il est important de marquer les différentes étapes ,
Employer
- le temps des verbes
- imparfait ou passé composé => Présent=> futur
Utiliser
- Les dates précises
- des connecteurs : En premier, d’abord, ensuite, puis …Pour conclure
2. 2. Le texte descriptif :
l'organisation de l'espace
le bâtiment
le chantier
le quartier
la région
le pays
Il est utilisé
- dans les descriptions de paysage, de transport
- dans les plans de bâtiments, les notices de montage
- dans les comptes rendus de visite
⇒ Il est important d’utiliser les mesures précises de longueur, de poids, d’angles..
Employer
- le temps des verbes
- Présent (état actuel)
- passé composé(état ancien)
- futur (projet)
- Présent (état actuel)
Utiliser
- Les lieux précis : Pays, ville, bâtiment, pièces ..
- des connecteurs : devant, derrière, en haut, en bas, à droite, à gauche..
2.3. L’ordre d’importance : lettre de motivation d’un étudiant
« Je souhaite m’orienter vers les formations et métiers du numérique en intégrant votre établissement très reconnu dans ce domaine.
Passionné par l’intelligence artificielle, les réseaux sociaux… j’ai pu faire un stage d’observation au sein de l’entreprise XXX – ou j’ai pu contribuer au site web de mon association.
Aussi durant les journées portes ouvertes de votre établissement en février dernier j’ai pu rencontrer des anciens élèves
Très motivé, je suis déterminé à me former rapidement dans ce domaine grâce à vos enseignements de qualité.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués »
source : Le Parisien étudiant
L’ordre d’importance des arguments est utilisé pour les lettres de motivation, de demande de logement..
Il faut :
- Classer la priorité des choix : études supérieures
- Définir les motivations principales : lettres de motivation
- Présenter les comptes rendus de visite
- Faire des comparaisons, se valoriser ‘personal branding’
Employer
- le temps des verbes:
- Présent , passé
- Présent , passé
Utiliser
- Du moins au plus important : le plus/le moins, le mieux/le meilleur,
- des connecteurs : En premier lieu, d’abord, ensuite .
- des adjectifs montrant votre motivation : passionné, motivé,
3. Le plan d’écriture
Choisir un plan ;
- Bien identifier le destinataire et l’objectif de l’écrit pour fixer l’ordre, exposer ses idées ou les arguments
- C’est se poser deux questions essentielles
- A qui s’adresse-t-on ?
- Quel est l’enjeu ? informer, attirer l’attention, convaincre, expliquer, discuter pour quel objectif écrit-on le mail ?
source : site Bien écrire
Choisir un plan d’écriture adapté à l’objectif de l’écrit
Le plan d’un écrit professionnel se choisit en fonction de l’objectif de l’écrit auprès du destinataire.
Quelques possibilités de plan d’écrits :
- Note argumentée, texte d’opinion : plan démonstratif
- Note de travail, document de synthèse, compte-rendu : plan descriptif
- Procès-verbal : plan informatif
- Note de synthèse sur un problème donné : plan analytique selon l’importance
- Note de service : plan thématique
- Rapport de situation : plan chronologique
- Lettre avec une proposition commerciale : publicité Plan Attention Intérêt Démonstration Acceptation
Planification du temps: trier les tâches
- Est-ce que la tâche doit être réalisée?
- Le travail doit-il être réalisé immédiatement?
- Le travail doit-il être réalisé comme d’habitude ?
- Le travail doit-il être effectué comme indiqué ?
Chaque paragraphe correspond à une idée et une seule.
Une progression du raisonnement doit être assurée grâce à des transitions .
Pour cela, utilisez les mots-charnières, qui sont les marqueurs de texte qui vont faciliter la progression dans la lecture. Vous en trouverez ci dessous
Le plan est encadré par :
- une introduction qui pose le sujet : de quoi va-t-on parler ? quel est le sujet?
- une conclusion : résumé de l’essentiel du message, suite attendue de la part de votre destinataire.
4. Les mots de liaison à utiliser dans un écrit professionnel
Liste 1 : connaître les mots marqueurs pour faire un lien dans la phrase ou entre des phrases
- introduction : d’abord, en premier lieu,
- addition : aussi, de même, de plus, encore, et
- énumération : d’abord, enfin, ensuite,
- liaison, transition : bref, d’ailleurs, donc, ensuite, en somme, or, puis,
- explication : car, c’est-à-dire, en effet, puisque,
- illustration : par exemple,
- opposition/restriction : au contraire, néanmoins, par contre, pourtant, quoique, toutefois, cependant, sinon,
- alternative : d’une part …. d’autre part, soit … soit, de même,
- conséquence : alors, ainsi, c’est pourquoi, d’où, dans ces conditions, donc, en conséquence, par conséquent, aussi
- conclusion/synthèse : ainsi, étant donné, puisque, en fin de compte
Liste 2 : organisateurs du texte, utiles pour faire des liens entre les parties du texte : l’enchaînement
- à notre avis : quant à nous
- au sujet de : à propos de, relativement à, sur ce point, à ce titre,
- car : en effet, c’est qu’en effet, de fait
- de plus : en outre, de surcroît
- de toute façon : de toute manière,
- d’ailleurs : par contre, du reste
- d’une part … d’autre part : à première vue … , mais encore, mais aussi,
- d’abord … puis : en premier lieu, troisièmement, ensuite
- en réalité : à vrai dire, effectivement
- en résumé : au fond, bref, en définitive, en
somme, en définitive, en résumé, - enfin : finalement, en conclusion
- par conséquent : ainsi, ainsi donc, aussi, c’est pourquoi, donc, en conséquence,
- pourtant : cependant, néanmoins, toutefois…
5. La ponctuation
C’est une partie du sens de la phrase
Les signes de ponctuation permettent de faire des transitions.
- Le point sépare deux phrases, deux idées
- la virgule coordonne ou sépare ;
- le point-virgule signale que deux idées sont associées ;
- les deux points annoncent une liste ou une explication.
Un texte structuré et logique facilite et augmente la rapidité la lecture
♥ Une virgule fait la différence entre un ogre et une maman :
– On mange les enfants !
– On mange, les enfants !
6. Les expressions de la politesse selon votre situation et celle du destinataire
Comment saluer le destinataire de la lettre ou du mail
Si on écrit à | |
⇒Une entreprise, un service administratif sans connaitre le nom des personnes | – Madame, Monsieur |
⇒Une personne en particulier | – Madame A, Monsieur B, – Bonjour Madame X |
⇒Un responsable | – Monsieur le Directeur – Madame la Présidente, la responsable du service du personnel.. |
2. Commencer par rappeler le motif ou la circonstance de la lettre
Utiliser les expressions | |
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J’informe ou je confirme
Je vous informe que |
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Je suis heureux de vous confirmer |
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Comme convenu |
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4. Formuler sa demande
- Je vous prie de bien vouloir m’indiquer, m’informer, m’envoyer …
- Je vous rappelle que dans un envoi précédent, j’ai fourni les documents demandés
- Pourriez-vous me confirmer la date de l’entretien
5. Annoncer un envoi
- Comme convenu, je vous envoie le formulaire rempli et signé..
- Vous trouverez ci-joint un chèque de …€
6. Exprimer son intérêt, sa motivation
- Je suis intéressé par votre offre de travail publiée le …
- Ma motivation pour ce poste de travail est importante car …(vous avez déjà travaillé, vous avez une formation..)
7. Exprimer la possibilité ou l’impossibilité
- Je suis disponible pour vous rencontrer , pour échanger..(date)
- Je suis dans l’obligation de …
- Je suis dans l’impossibilité de …
Terminer par une formule de politesse
Conclure c’est | Exemples |
Si on attend une réponse | – Dans l’attente de votre réponse |
Si on espère une réponse | – Avec l’espoir que cette proposition vous donnera satisfaction – J’espère que cette candidature retiendra votre attention |
Si on veut remercier de l’attention | – Je vous remercie par avance de – En vous remerciant par avance de … |
Si on regrette une décision négative | – Je regrette de ne pas pouvoir vous répondre favorablement |
Si l’on s’excuse d’un mal entendu | – Veuillez excuser le retard pris à répondre à |
Si on reste à la disposition | – Je reste à votre disposition pour tout renseignement supplémentaire |
Avec une formule de salutation
- Je vous prie de recevoir l’expression de mes salutations distinguées
- Bien cordialement (si vous connaissez la personne)
7. Les signes orthographIques pour aider la lecture
Accent grave
è : accent grave
- sur « e » quand la syllabe qui suit a un ‘e’ muet : p è re
- devant un « s » à la fin de certains mots : très, près
é : accent aigu dans tous les autres cas
Accent circonflexe
sur les voyelles ‘a’,’e’, ‘i’, ‘o’,’u’
- remplace souvent un ‘s’ disparu du latin Hospital=> Hôpital
- distingue des mots qui se prononcent pareils mais n’ont pas le même sens : du article et dû :participe du verbe devoir
- accentue la prononciation : le pôle ‘poole’ emploi
ë : tréma
- se met sur une voyelle pour prononcer la 2e voyelle séparément no-ël
ç = cédille (son ss)
- devant des mots a o, u : traçage, gerçure
‘ apostrophe :
remplace une voyelle des mots : je, le, la, me, te, se, que, lorsque le mot qui suit commence par une voyelle :
- il t‘explique le cours
le trait d’union
- relie les parties d’un mot composé : lave-vaisselle
- adjectifs numériques : vingt-trois
- verbes à l’impératif : appelle-moi
- il sert à diviser les mots en fin de ligne :
- bâ-
- teau
Source : le dictionnaire visuel
Utiliser des expressions d'encouragement et de conseil
La peur de se tromper semble intolérable. Or, c’est à ce moment-là que nous apprenons le plus.
- « Ayez le courage de vous tromper ». (Hegel)
Apprendre à mieux gérer ses émotions
- « Celui qui surmonte la colère surmonte ses ennemis ».(Hegel)
Des conseils pour soi- même
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